PDF ถือเป็นไฟล์เอกสารสำคัญเพราะทำหน้าที่เป็นตัวกลางในการรับส่งและสื่อสารระหว่างผู้ทำงาน 2 ฝ่ายได้เป็นอย่างดี เช่น การรับส่งไฟล์ระหว่างอาร์ตผู้ออกแบบงานหนังสือกับบรรณาธิการ ในขณะที่อาร์ตซึ่งออกแบบจัดหน้าด้วยโปรแกรม Indesign ครั้นจะส่งไฟล์เป็น Indesign ให้ บก. ตรวจอาจจะมีปัญหาได้
บางครั้ง บก. อาจจะไม่ได้ใช้โปรแกรม Indesign หรือหากมีโปรแกรม Indesign อยู่ในเครื่องก็อาจจะมีปัญหาในการเปิดไฟล์ได้ไม่ว่าจะเป็นเวอร์ชันที่แตกต่างกันหรือมีปัญหาเรื่องของฟอนต์ที่ไม่รองรับ เป็นต้น ดังนั้นวิธีการที่ดีที่สุดคือ การที่อาร์ตแปลงไฟล์เป็น PDF ก่อนแล้วส่งงานให้ บก. ตรวจงาน
นอกจากนั้นไฟล์ PDF ยังสามารถทำงานโน้ตหรือคอมเมนต์ลงในไฟล์ได้ เรียกว่าเป็นโปรแกรมที่อเนกประสงค์ดีทีเดียว แต่ก็จะมีงานบางลักษณะหรือสำหรับบางคนที่ต้องการข้อมูลหรือข้อความในไฟล์ PDF ไปใช้ในรูปแบบอื่นๆ เช่น ต้องการนำข้อมูลหรือเนื้อหาในไฟล์ PDF ไปใช้ในไฟล์ Word เพื่อทำการแก้ไขหรือนำไปใช้งานอื่นๆ ตามที่ต้องการ
สำหรับข้อมูลที่ไม่มากนักเช่นประมาณ 1-2 หน้า การที่จะนั่งพิมพ์ข้อมูลใหม่อาจจะไม่ใช่ปัญหานัก แต่สำหรับข้อมูลจำนวนมากหลายสิบหน้าคงต้องใช้เวลามากทีเดียว
หากใครที่กำลังมองหาวิธีการแปลงไฟล์ PDF เป็นไฟล์เอกสารอื่นๆ เช่น Word หรือ Excel มีวิธีการง่ายๆ และเป็นวิธีที่สามารถทำได้ฟรีๆ อีกด้วย โดยการแปลงไฟล์ผ่านเว็บไซต์ที่ให้บริการทางด้านนี้ เว็บไซต์หนึ่งที่นำมาแนะนำกันคือ smallpdf.com
การใช้งานไม่ยากเลย เพียงเข้าไปที่เว็บไซต์ตามิลิงก์ด้านบน และไม่ต้องลงทะเบียนก็สามารถที่จะใช้งานได้ เมื่อเปิดเว็บไซต์ขึ้นมาให้เลือกว่าต้องการแปลงไฟล์จากไฟล์ประเภทใดเป็นไฟล์ประเภทใด > เลือกไฟล์ที่ต้องการแปลง แล้วรอการประมวลผลสักครู่ เพียงเท่านี้ก็เรียบร้อยแล้ว
